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ADMINISTRATION OFFICER

Publiée le 07.01.2021

Entreprise

Site Internet : http://wvi.org/mauritania
Secteur d´activité :
Activités associatives
Offres d´emploi : Voir toutes nos annonces
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Détails de l'annonce

Poste proposé : ADMINISTRATION OFFICER

Purpose of the position:

Faciliter les services de première ligne au niveau du bureau national a travers une bonne gestion des appels téléphoniques, des courriers, des visiteurs et d’autres tâches administratives tout en préservant la bonne image de l’organisation .

Major Responsibilities:

  • Assister le Admin Coordinator dans la coordination des repartions et de la maintenance du bureau national et des résidences des expatries.

  • Suivre les services de nettoyage du bureau pour assurer une atmosphère propre et propice au travail.

  • Assurer la gestion des communications téléphoniques (appels rentrants et appels sortants) dans les règles de l’art. Noter les appels personnels en vue de la facturation des personnes intéressées.

  • Gérer les courriers rentrants et les courriers sortants en assurant leur enregistrement et leur dispatching dans des délais raisonnables.

  • Effectuer le paiement de la dotation mensuelle de crédits téléphoniques au personnel concerné et assurer que chacun fournit les justificatifs correspondants

  • Analyser les factures téléphoniques mensuellement en vue d’identifier les appels personnels et faciliter les imputations au niveau de la Finance.

  • Préparer les ordres de mission pour les voyages à l’intérieur du pays ou à l’étranger en assurant que des copies sont archivées pour toute fin utile.Classer et actualiser les dossiers liés à l’administration et le service logistique.

  • Tenir le registre d’enregistrement des chèques et assurer leur remise aux bénéficiaires contre des décharges en bonne et due forme.

  • Travailler avec les comptables pour identifier les vieux équipements qui doivent être vendus et/ou jetés.

  • Recevoir les visiteurs au bureau national et assurer leur orientation et/ou leur référence selon l’objet de leur visite.

  • Assister le Admin & Logistique Coordinator dans la préparation des demandes d’achat, des demandes de paiement et autres documents administratifs.

  • Charger d’effectuer les réservations de billets d’avion et les réservations de chambres d’hôtels pour les visiteurs venant de l’extérieur. Effectuer également les réservations d’hôtels pour le personnel de WVM venant de l’intérieur.

  • Assister le Admin & Logistique Coordinator dans l’organisation des ateliers/conférences, réunions et cérémonies organisés par le bureau.

Perform other duties as required.

Profil recherché pour le poste : ADMINISTRATION OFFICER
  • Minimum Qualification required: Form Four with Certificate in full secretarial course, Public Relations or related field.
  • Experience: 2 years
  • Preferred: Diploma in full secretarial course, Public Relations or related field.
  • Technical Skills & Abilities:
  • Computer skills
  • Knowledge of guest relations
  • Good planning and organizational skills
  • Ability to maintain effective working relationships with all levels of staff
  • Intermediary level in English and fluent in French
  • Fluent in local languages.
Critères de l'annonce pour le poste : ADMINISTRATION OFFICER
Métier :
Gestion, comptabilité, finance
Secteur d´activité :
Services autres
Type de contrat :
CDD
Région :
Aïoun El-Atrouss - Akjoujt - Aleg - Atar - Bassiknou - Boghé - Kaédi - Kiffa - Néma - Nouadhibou - Nouakchott - Rosso - Selibaby - Tidjikdja - Zouerate
Niveau d'expérience :
Expérience entre 2 ans et 5 ans
Niveau d'études :
Bac+3
Langues exigées :
anglaiscourant
françaiscourant
Nombre de poste(s) : 1

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